成功的會展活動往往處決于成功的會展策劃，而成功的策劃又源于對社會資源的有效整合，再加總結出會展策劃是對相關社會資源整合的過程是一個系統(tǒng)工程。因此，用系統(tǒng)的觀念去認識資源，用系統(tǒng)的方法去分析整合資源，用系統(tǒng)的功能去實現(xiàn)資源的優(yōu)化，就是成功會展策劃的創(chuàng)造性思維原理之一。
根據(jù)會展活動的普遍特征，其整個系統(tǒng)由名稱、內(nèi)容、時間、地點、組織機構等五大要素構成。這五大要素互相聯(lián)系，形成會展活動的功能主體，對社會產(chǎn)生作用。
同時，會展活動具有增加地方市場消費、協(xié)助提高城市知名度、協(xié)助當?shù)禺a(chǎn)業(yè)知識提高、協(xié)助拓展商機、連帶保存文化資產(chǎn)、增加就業(yè)機會等六大功能。為了不同程度地實現(xiàn)這些功能，會展組織和策劃者將會展活動相關的各類資源整合成完整的系統(tǒng)，并對系統(tǒng)內(nèi)相關元素關系進行協(xié)調，以實現(xiàn)系統(tǒng)功能的優(yōu)化，從而達到會展活動成功舉辦的目的。
五W系統(tǒng)分析法，是 WBSA 商務策劃知識體系中的 OK 原理與會展實務操作經(jīng)驗相結合而產(chǎn)生的會展策劃的思維方法。所謂五 W 指：
1、What，即做什么樣的會展項目。它包括項目名稱、主題、內(nèi)容、形式等；
2、Why，即選擇項目的背景理由是什么。其答案是基于對項目關聯(lián)的宏觀和微觀資源環(huán)境的分析、整理和判斷；
3、Who，即項目實施的組織機構和參與對象如何。它包括支持、主辦、承辦、執(zhí)行承辦、協(xié)辦、贊助、參展、參會等單位的選擇；
4、Where，即項目在什么地方舉辦。它包括舉辦地所處的政治、經(jīng)濟、地理、文化、行政、人力等資源狀況的分析和判斷；
5、When，即項目實施的具體時間如何。通常包括項目的規(guī)劃、籌備、執(zhí)行時間及周期的安排。
會展組織者和策劃者采用五W系統(tǒng)分析法，可以對會展活動相關資源進行簡單地、明確地、系統(tǒng)地分析和整理，從而對會展活動的構成要素進行科學的定位。
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